マニュアル整備の進め方

• 対象: 教育担当・全社員
• 前提: 現在、業務マニュアルはほぼ未整備
• 目的: ティーチングの土台となる手順書を、教育と並行して作る

#1. 基本方針

マニュアルが未整備の状態で育成を始めるにあたり、次の3つを原則とする。

原則2が、教育担当の負担を最も下げる。新人にマニュアルを書かせることは、手抜きではなく、理解度を測る手段でもある。 書けない箇所は、理解していない箇所である。

#2. 全体の流れ

【STEP 1】 業務の棚卸し（教育担当・30分）
      ↓
【STEP 2】 優先順位づけ（定型業務から）
      ↓
【STEP 3】 教えながら、本人に書かせる
      ↓
【STEP 4】 教育担当が添削する（1本15分）
      ↓
【STEP 5】 次の人が使い、詰まった箇所を追記する
      ↓
      STEP 5 を繰り返して育てる

#3. STEP 1：業務の棚卸し

教育担当が、自分の1ヶ月の業務をすべて書き出す。30分で、箇条書きでよい。 きれいにまとめようとしない。

書き出す観点：

• 毎日やっていること
• 毎週やっていること
• 毎月やっていること
• 案件が来たときにやること
• 誰かに聞かれて答えていること

#4. STEP 2：優先順位づけ

書き出した業務を、次の3分類に振り分ける。

#4-1. 定型業務の中での優先順位

定型業務が複数ある場合、次の順で作る。

「何度も同じ説明をしている業務」は、最も費用対効果が高い。 そこから作ると、効果を実感できる。

#5. STEP 3：教えながら書かせる

#5-1. 手順

4を「その日のうちに」行う。 翌日以降になると、細部を忘れる。忘れた箇所こそ、次の人が詰まる箇所である。

#5-2. 手順書のフォーマット

様式は templates/07_手順書テンプレート.md を使う。最低限、次を含める。

「目的」と「完了の判断基準」を必ず入れる。 手順だけの文書は、少し状況が変わると使えなくなる。

#6. STEP 4：添削

教育担当は、1本あたり15分で添削する。書き直さない。 指摘して、本人に直させる。

添削の観点：

• 目的が書かれているか
• 手順が飛んでいないか（自分ができるからと省略していないか）
• 専門用語に説明があるか
• 完了の判断基準が具体的か
• 判断が必要な箇所に「誰に聞くか」が書かれているか
• 実際にこれを見て、知らない人ができるか

最後の項目が本質である。判断に迷ったら、その業務を知らない人に読ませてみる。

#7. STEP 5：使いながら育てる

マニュアルは、作った時点では未完成である。使われて初めて完成に近づく。

「気づいた人が直す」を明示的にルール化する。 作成者に許可を取る運用にすると、誰も直さなくなる。

#8. 保管場所とルール

新ツール導入は、マニュアル整備の最大の失敗要因である。 ツールの習得に時間が取られ、肝心の中身が作られないまま終わる。今使っているもので始めること。

#9. 進め方の目安

最初の3本ができれば、あとは回り始める。 まず3本に集中すること。

#10. よくある失敗