報告運用ルール（予定・現状・完了）

• 対象: 全社員（既存社員を含む）
• 目的: 進捗を可視化し、本人が自分の担当範囲の全体像を俯瞰できる状態をつくる
• 開始時期: 制度導入と同時（新人だけでなく全員で開始する）

#1. なぜ3軸が必要か

報告は、次の3軸すべてが揃って初めて機能する。1軸でも欠けると管理は成立しない。

多くの職場では「完了」の報告だけが存在する。それだけでは、遅れを事前に発見できない。予定と現状の差分を見て初めて、手を打つ余地が生まれる。

#2. 視座を高くする方法

「視座を高くする」ことは、精神論では実現しない。可視化によって実現する。

自分の担当業務が、月単位でどれだけあり、今どこまで進んでいるかを一覧できる状態にすれば、人は自然に全体を見るようになる。逆に、目の前のタスクしか見えない状態で「視野を広く持て」と言っても、見る材料がない。

したがって、本ルールの核心は次の1点である。

月初に、1ヶ月分の業務量を本人自身に書き出させ、カレンダー上に配置させる。

書き出すのは教育担当ではなく、本人である。他人が作った予定表を見ても、俯瞰する力は身につかない。

#3. 運用サイクル

【月初】予定を立てる（本人が作成 → 教育担当が確認）
   ↓
【毎日】完了したことを記録（本人・5分）
   ↓
【毎週】現状を報告（本人 → 教育担当・週次報告シート）
   ↓
【月末】予定と実績の差分を振り返る（本人＋教育担当）
   ↓
   次の月の予定へ反映

#4. 月初：予定を立てる

#4-1. 手順

様式は templates/04_月次カレンダー運用シート.md を使う。

#4-2. 合計時間が稼働時間を超えた場合

これが起きたときが、最も重要な場面である。 超過が判明した時点で、次のいずれかを教育担当と決める。

• 優先順位を落とす（今月やらない）
• 誰かに渡す
• 期限を交渉する
• やり方を変えて時間を減らす

「頑張って詰め込む」を選択肢に入れない。 それを許すと、見積もりを正直に出さなくなり、可視化の意味が失われる。

なお、担当する業務量そのものは、本来やりきれる範囲で設計されている。それでも超過が出る場合は、見積もりが実際より短めになっているか、想定外の割り込みが多いか、そのどちらかである。どちらも本人の能力の問題ではない。原因を特定しないまま「やれるはず」で進めないこと。

#4-3. 教育担当の確認ポイント

• 抜けている業務はないか
• 見積もり時間は現実的か（楽観的すぎないか）
• 締切の直前に固まっていないか
• 割り込みや想定外のための余白が確保されているか（目安：稼働の2割）
• 他の人の作業を止める項目が、早めに置かれているか

#5. 毎日：完了を記録する

#5-1. 「完了」の定義

「作業した」ではなく「次に渡せる状態になった」ことを完了とする。

この定義を曖昧にすると、「完了報告があったのに終わっていない」という事態が起きる。最初に定義を共有する。

#6. 毎週：現状を報告する

#6-1. 報告に必ず含めること

1. 予定に対する進捗率（今月の全体を100%として、今どこか）
2. 今週完了したこと
3. 今週完了しなかったこと、およびその理由
4. 詰まっていること／困っていること（なければ「なし」と明記）
5. 来週やること
6. 遅れの見込み（あれば、いつ・どれくらい・どうするか）

3と4を必ず書かせる。 良いことだけの報告は、報告ではない。

#6-2. 教育担当の受け方

遅れの報告を叱った瞬間、以後の報告は当たり障りのないものになる。 この制度が続くかどうかは、ここで決まる。

#7. 月末：振り返る

月末に、教育担当と本人で30分の振り返りを行う。

「見積もりの精度」を毎月見ることで、本人の見積もり能力が上がる。 これは、視座を高くするうえで最も実効性のある訓練である。

#8. カレンダーでの可視化

3軸は、カレンダー上で色分けして可視化する。ツールは既存のもの（Googleカレンダー等）でよい。新しいツールを導入しない。

教育担当は、本人のカレンダーをいつでも見られる状態にしておく。 ただし、見て気づいたことをすぐ指摘しない。週次報告の場で扱う。常時監視されている感覚は、報告の質を下げる。

#9. 段階別の報告頻度

育成段階が進むにつれ、報告の頻度と粒度を変える。

頻度を下げるときは、必ず理由を伝える。 「任せられると判断したから」と明言する。無言で減らすと、放置と受け取られる。

#10. よくある失敗と対処

最後から2番目に注意したい。提出してもらっておいて見ない状態が続くと、報告制度は一番早く形骸化する。 見る時間を確保できないなら、頻度を下げてでも必ず見ること。